No início de cada do ano lembramos que se trata da época de fechar o balanço anual e de arquivar ou desfazer dos documentos ou papeis do ano anterior, que terão ou não serventia.

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Mas quais documentos fiscais devemos guardar? Qual o prazo estipulado na legislação?

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Quais as normas que determinam a sua apresentação, seja para fins fiscais ou estejam em processo judicial?

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E quanto a LGPD?

MAS AFINAL, QUAL O PRAZO PARA ARQUIVAR OS DOCUMENTOS FISCAIS?

A legislação determina que os documentos fiscais devem permanecer arquivados por cinco anos. Desta forma, cumpre-se o período de guarda dos documentos relacionados com os tributos no prazo de decadência e prescrição, previstos nos artigos 173 e 174 do Código Tributário Nacional (CTN).
Art. 173. O direito de a Fazenda Pública constituir o crédito tributário extingue-se após 5 (cinco) anos, contados:
I – em primeiro lugar, aos débitos por obrigação própria, e em segundo lugar aos decorrentes de responsabilidade tributária;
II – primeiramente, às contribuições de melhoria, depois às taxas e por fim aos impostos;
III – na ordem crescente dos prazos de prescrição;
IV – na ordem decrescente dos montantes.
Art.174. A ação para a cobrança do crédito tributário prescreve em cinco anos, contados da data da sua constituição definitiva. III – de exigência, por mais de uma pessoa jurídica de direito público, de tributo idêntico sobre um mesmo fato gerador.
Prescrição é o decurso do prazo de cinco anos para cobrar judicialmente o tributo devido. No fim desse prazo, o crédito tributário será extinto (art. 156, v, do CTN) e não mais poderá ser exigido pelo Fisco.

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Decadência é o decurso do prazo de cinco anos que o Fisco tem para constituir o crédito tributário, por meio da notificação de lançamento ou do auto de infração.

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LIVROS OBRIGATÓRIOS E DEMAIS COMPROVANTES

Devemos considerar que esse prazo decadencial e prescricional se aplica aos livros obrigatórios e comprovantes de lançamentos.

Em conformidade com o artigo 195, parágrafo único do CTN está previsto:

Art.195. Para os efeitos da legislação tributária, não têm aplicação quaisquer disposições legais excludentes ou limitativas do direito de examinar mercadorias, livros, arquivos, documentos, papéis e efeitos comerciais ou fiscais, dos comerciantes industriais ou produtores, ou da obrigação destes de exibi-los.

Documentos trabalhistas e contribuições previdenciárias

Os prazos gerais dos documentos e arquivos trabalhistas podem variar de 2 a 30 anos, não há uma regra específica, devendo o empregador adotar um critério mais conservador possível entretanto citamos como exemplo na CF a seguinte disposição:
Constituição Federal/88, Art. 7º… XXIX – ação, quanto aos créditos resultantes das relações de trabalho, com prazo prescricional de cinco anos para os trabalhadores urbanos e rurais, até o limite de dois anos após a extinção do contrato de trabalho;(Redação Emenda Constitucional nº 28 de 25/5/00).
Quanto aos documentos previdenciários, prevê o parágrafo 1º. Do artigo 83 do Decreto 3.048/99, a obrigatoriedade de a empresa manter à disposição da fiscalização, durante dez anos, os documentos comprobatórios do cumprimento de suas obrigações legais, inclusive os arquivos digitais do sistema de processamento eletrônico de dados trabalhistas e previdenciários.
Art. 83
[…]
§1º A empresa e o empregador doméstico deverão conservar, durante o prazo decadencial de que trata o art. 348, os comprovantes dos pagamentos e as cópias das certidões correspondentes, para exame pela fiscalização.”
LGPD – Algumas considerações
A LGPD tem uma legislação específica sobre políticas de armazenamento de dados que variam de acordo com as necessidades de cada ramo de atividade empresarial. Logo, podem haver limites mais rígidos para a extensão de dados, bem como o período que eles podem ser armazenados antes de serem apagados. Por isso é fundamental avaliar se os dados trazem interferência nos resultados econômicos-fiscais da empresa em se tratando de arquivos de documentos tributários.

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Exemplos de documentos relacionados com os impostos e prazo de guarda:

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Tributário

* 5 ANOS
IMPOSTO DE RENDA (Art.173/174 do CTN)

CSLL/PIS/COFINS(Art.173/174 do CTN)

NOTAS FISCAIS, RECIBOS E DEMAIS COMPROVANTES(Art.173/174 do CTN)

LIVROS FISCAIS E CONTÁBEIS (Art.195/174 do CTN)

SIMPLES NACIONAL (Art. 26, II, LC 123/2006 e Arts. 195 e 174, CTN)

SISTEMA ELETRONICO DE DADOS E ESCRITURAÇÃO FISCAL OU CONTABIL(Art. 11, Lei Nº 8.218/1991 e Art. 173, CTN)

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Trabalhista/Previdenciàrio

* 30 anos
FGTS (Art. 23, § 5º, lei n.º 8.036/1990

GFIP – GUIA RECOLHIMENTO DO FGTS E INFORMAÇÕES À PREVIDÊNCIA SOCIAL(Art. 23, § 5º, lei n.º 8.036/1990)

GRFC – GUIA DE RECOLHIMENTO RESCISÓRIO DO FGTS E DA CONTRIBUIÇÃO SOCIAL(Art. 23, § 5º, lei n.º 8.036/1990)

* 10 ANOS
CONTRIBUIÇÃO PREVIDENCIÁRIA – GPS(Arts. 173 e 174, CTN e arts. 103 e 103-A da lei n.º 8.213/1991)

FOLHA DE PAGAMENTO(Art. 225, I e § 5º, decreto n.º 3.048/1999)

SISTEMAS ELETRÔNICOS DE DADOS TRABALHISTAS E PREVIDENCIÁRIOS(Art. 225, § 22, decreto n.º 3.048/1999)

* 5 ANOS
CONTRIBUIÇÃO SINDICAL – GRCSU(Arts. 173 e 217, I, CTN)

CAGED – CADASTRO GERAL DE EMPREGADOS E DESEMPREGADOS(Art. 2º, § 1º, Portaria TEM n.º 1.129/2014)

RAIS – RELAÇÃO ANUAL DE INFORMAÇÕES SOCIAIS.(Art. 8º, Portaria MTB n.º 1.464/2016)

RECIBO DE PAGAMENTO DE SALÁRIO, FÉRIAS, 13º SALÁRIO E CONTROLE DE PONTO (Art. 7º, XXIX, CF e art. 11 CLT)

* 2 ANOS
TERMO DE RESCISÃO DO CONTRATO DE TRABALHO, PEDIDO DE DEMISSÃO E AVISO PRÉVIO(Art. 7º, XXIX, CF e art. 11 CLT)

INDETERMINADO
CONTRATO DE TRABALHO

LIVRO OU FICHA DE REGISTRO DE EMPREGADO

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Fonte: Fecomércio/SP